Doc. XVIII, n. 20

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DOCUMENTO FINALE APPROVATO DALLA COMMISSIONE

La XIV Commissione,

esaminata, ai sensi dell'articolo 127, comma 1, del Regolamento la relazione della Commissione europea sull'applicazione nel 2023 del regolamento (CE) n. 1049/2001 relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione stessa (COM(2024) 266);

premesso che:

la relazione in esame costituisce attuazione di un adempimento annuale previsto dall'articolo 17, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 1049/2001, sull'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione;

il diritto di accesso del pubblico agli atti delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell'Unione europea assume rilevanza nel quadro dei principi sanciti dai Trattati sulla trasparenza, la democrazia e la partecipazione dei cittadini, in quanto il controllo pubblico delle informazioni relative all'attività delle istituzioni costituisce una condizione preliminare per l'esercizio dei diritti democratici;

preso atto che, secondo quanto riportato nella relazione:

le domande iniziali di accesso ai documenti nel 2023 sono state 7.274, con una percentuale di accessi rifiutati nel 2023 pari al 16 per cento. I rifiuti parziali sono stati pari al 48,3 per cento, mentre l'accesso è stato concesso integralmente nel 35,7 per cento dei casi;

le domande di conferma sono invece notevolmente aumentate rispetto al 2022, di oltre il 43 per cento, passando da 418 a 599, con una percentuale di accessi rifiutati pari al 14,7 per cento;

tra le eccezioni previste dall'articolo 4 del regolamento relativo all'accesso del pubblico ai documenti quella maggiormente applicata (62,9 per cento nella fase iniziale e 65,1 per cento nella fase di conferma) è quella inerente il possibile pregiudizio alla vita privata e all'integrità dell'individuo;

nel 2023 il Mediatore europeo ha aperto 96 indagini riguardanti la Commissione europea e l'accesso ai documenti come questione principale o accessoria, ha chiuso 78 casi di denunce ed ha riscontrato 13 casi di cattiva amministrazione (12 avvenuti nel 2023);

nel 2023 inoltre sono state portate dinanzi agli organi giurisdizionali 19 cause riguardanti il diritto di accesso del pubblico ai documenti e in cui la Commissione era parte in causa (15 dinanzi al Tribunale e 4 dinanzi alla Corte di giustizia avverso sentenze o ordinanze del Tribunale), rispetto agli 11 del 2022;

nel 2023 sono stati aggiunti al registro dei documenti della Commissione (RegDoc) 11.501 nuovi documenti e il numero di pagine visionate per il sito web «Accesso ai documenti» sul portale Europa è stato di 7.613, mentre per il nuovo portale pubblico EASE è stato di 6.142;

considerato che:

ai sensi del regolamento sull'accesso, le istituzioni devono trattare prontamente entro termini precisi le domande iniziali, nonché le domande di conferma con cui i richiedenti chiedono il riesame dell'eventuale rifiuto dell'accesso integrale o parziale;

una corretta valutazione circa l'applicazione del regolamento in questione necessita anche di informazioni sulle relative tempistiche. A differenza delle relazioni annuali sull'accesso del Consiglio dell'UE, quelle della Commissione, tuttavia, non contengono informazioni sulle tempistiche necessarie in media per trattare le richieste di accesso. Nella relazione annuale per il 2023 del Mediatore europeo, Pag. 3pubblicata il 19 marzo 2024, si richiama un'indagine a seguito della quale il Mediatore stesso ha chiesto alla Commissione europea di affrontare quanto prima i propri ritardi sistemici nel trattamento delle richieste di accesso, rilevando che è necessario rivederne completamente le modalità per garantire il rispetto delle scadenze previste dalla normativa citata. Dall'indagine è infatti emerso che, relativamente alle domande di conferma, nell'85 per cento dei casi la Commissione non rispetta i termini previsti;

per rafforzare i princìpi di democrazia e consentire una migliore partecipazione dei cittadini, l'accesso non dovrebbe solamente essere concesso nei casi in cui ciò non contrasti con i limiti fissati dal regolamento (CE) n. 1049/2001, ma dovrebbe anche essere concesso tempestivamente, nel rispetto dei termini previsti dalla normativa;

gli accessi integrali concessi hanno costituito il 35,7 per cento del totale nel caso delle domande iniziali e il 25,8 per cento nel caso delle domande di conferma. La domanda di accesso ai documenti in molti casi, pertanto, è stata accolta solo parzialmente o non è stata accolta. Le limitazioni all'accesso dovrebbero tuttavia essere di stretta interpretazione, in modo da tutelare altri diritti e interessi fondamentali senza compromettere in modo irragionevole il diritto di accesso;

rispetto al 2023 si è registrato un lieve calo nella presentazione delle domande iniziali di accesso ai documenti della Commissione, così come nel 2022 le domande iniziali sono state di meno (7410) rispetto al 2021 (8420). Questo dato costituisce un'anomalia rispetto alla tendenza crescente che ha caratterizzato gli anni precedenti. Pertanto un monitoraggio dell'andamento delle domande di accesso ai documenti della Commissione europea permetterebbe di valutare se tale calo possa divenire invece una tendenza in futuro;

vista la generale crescita di domanda di partecipazione dei cittadini europei alla vita democratica, infatti, un dato di questo tipo potrebbe essere indicativo di un'applicazione della normativa sull'accesso non ottimale, se non anche della necessità di revisionare la normativa stessa. Gli eccessivi ritardi, ad esempio, potrebbero ridurre l'utilità delle domande di accesso, così come procedure per contestare il rifiuto poco rapide o accessibili possono costituire un deterrente all'esercizio di tale diritto;

proposte di modifiche al regolamento 1049/2001 sono state presentate nel 2008 e nel 2011, ma il loro iter non è mai stato completato, sebbene la necessità di rivedere la normativa rimanga attuale;

rilevata la necessità che il presente documento finale sia trasmesso tempestivamente alla Commissione europea, nell'ambito del cosiddetto dialogo politico, nonché al Parlamento europeo e al Consiglio,

esprime una

VALUTAZIONE FAVOREVOLE

con le seguenti osservazioni:

a) si valuti l'opportunità di introdurre nella relazione annuale della Commissione europea sull'applicazione del regolamento (CE) n. 1049/2001 una sezione dedicata al numero medio di giorni lavorativi necessari per rispondere ad una domanda iniziale di accesso ai documenti e a una domanda di conferma, in linea con il modello di relazione annuale già adottato dal Consiglio;

b) si consideri la possibilità di evitare un'interpretazione troppo estensiva delle eccezioni in presenza delle quali l'accesso possa essere legittimamente rifiutato. Il rifiuto totale o parziale dovrebbe essere accompagnato da un'adeguata motivazione che illustri le ragioni effettive per le quali l'accesso potrebbe arrecare pregiudizio ad altri interessi pubblici o privati;

c) sarebbe opportuno approfondire le cause alla base della diminuzione delle domande iniziali presentate alla Commissione europea ed in particolare se ciò possa essere connesso a pratiche virtuose, come un maggior numero di documenti resi direttamentePag. 4 accessibili online, o, invece, a difficoltà riscontrate nell'esercizio del diritto di accesso;

d) si promuova la revisione del regolamento relativo all'accesso ai documenti delle istituzioni europee, al fine di migliorare la normativa sulla base dell'esperienza acquisita dalle istituzioni attraverso l'applicazione di tale regolamento e sulla base dei contributi forniti dalla giurisprudenza e dal Mediatore europeo nella risoluzione delle controversie. Si consideri al riguardo anche la necessità di adeguare la normativa ai nuovi sviluppi tecnologici intercorsi dalla data di entrata in vigore della stessa;

e) si prenda in considerazione in questo senso la possibilità di aggiornare, anche per meglio chiarirla, la definizione di «documento» contenuta nel regolamento vigente, anche alla luce delle difficoltà, sorte in fase di applicazione, relative all'identificazione di ciò che possa essere considerato documento delle Istituzioni dell'Ue;

f) si valuti l'opportunità di accrescere la trasparenza e l'accessibilità, da parte della Commissione europea, dei documenti relativi alle procedure di infrazione soprattutto per garantire un maggior controllo parlamentare nonché pubblico sull'applicazione o il mancato rispetto del diritto dell'Ue.