Doc. XII-quinquies, n. 21

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RESOLUTION ON
A STRUCTURED SET OF RULES FOR A REGULAR PERFORMANCE AUDIT
OF THE OSCE PARLIAMENTARY ASSEMBLY

1. Recognizing that the OSCE PA has pledged to combat corruption and promote transparency, accountability and integrity on several occasions, including through the Helsinki Declaration, Tbilisi Declaration, Minsk Declaration, Berlin Declaration, Luxembourg Declaration and Birmingham Declaration,

2. Observing how other international organizations and parliamentary assemblies have clear sets of rules for the process of performance audit and the areas it should cover,

3. Recognizing the need to expand the scope of the independent audit of the OSCE PA to include a performance audit in addition to the current financial audit,

4. Recognizing that a financial audit alone is not sufficient to establish whether the Organization's budget is used in the most efficient manner,

5. Noting that a specific system of rules dictating how a performance audit should be conducted is a significant step towards enhancing the institutional framework that supports transparency, accountability and integrity, and consolidates the role of the OSCE PA in promoting these goals,

6. Acknowledging that performance auditing is an independent, objective and reliable examination of whether organizations are operating in accordance with the principles of economy, efficiency and effectiveness and whether there is room for improvement,

7. Underlining the need for creating rules of accountability in the budgetary planning of the organization and the method of allocation of its resources,

8. Emphasizing that transparency within the OSCE PA also concerns issues pertaining to staff recruitment,

The OSCE Parliamentary Assembly:

9. Calls on its Standing Committee to adopt a set of rules concerning OSCE PA audits, taking the following elements into consideration:

a. specify that performance audits shall be conducted by an external partner that shall be given the relevant mandate which shall encompass, inter alia, the budget, the work of the secretariat and the recruitment of staff in key positions;

b. add a clause to the OSCE PA's Financial Regulations stating that a performance audit shall be performed every year together with the financial audit or at any other regular interval that the Standing Committee wishes to establish;

c. establish the requirement that a representative of the auditors takes part in a meeting of the Standing Committee once a year, if so requested, to report on their findings and recommendations;

d. establish the obligation that the external auditors follow up and monitor the implementation of recommendations if so instructed by the Standing Committee;

e. establish a clear set of disciplinary actions for failing to implement recommended changes or for other misconduct that has been found as a result of an audit.

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RISOLUZIONE SU
UN INSIEME STRUTTURATO DI REGOLE PER LA VERIFICA PERIODICA DELLA PERFORMANCE DELL'ASSEMBLEA PARLAMENTARE DELL'OSCE

1. Riconoscendo che l'Assemblea parlamentare dell'OSCE si è impegnata a combattere la corruzione e a promuovere la trasparenza, la responsabilità e l'integrità in diverse occasioni, tra cui la Dichiarazione di Helsinki, la Dichiarazione di Tbilisi, la Dichiarazione di Minsk, la Dichiarazione di Berlino, la Dichiarazione di Lussemburgo e la Dichiarazione di Birmingham,

2. Osservando come altre organizzazioni internazionali e assemblee parlamentari abbiano regole chiare in merito al processo di verifica della performance e agli ambiti di cui tale processo dovrebbe occuparsi,

3. Riconoscendo la necessità di ampliare il campo di azione della verifica indipendente sull'Assemblea parlamentare dell'OSCE per aggiungere una verifica della performance all'attuale controllo finanziario,

4. Riconoscendo che un controllo finanziario da solo non è sufficiente a stabilire se il bilancio dell'Organizzazione è utilizzato nel modo più efficiente,

5. Rilevando che un sistema specifico di regole che definiscano le modalità di svolgimento di una verifica della performance è un passo significativo verso il miglioramento del quadro istituzionale che sostiene la trasparenza, la responsabilità e l'integrità e consolida il ruolo dell'Assemblea parlamentare dell'OSCE nella promozione di questi obiettivi,

6. Riconoscendo che la verifica della performance è un esame indipendente, obiettivo e affidabile per controllare se le organizzazioni agiscono secondo i principi di economia, efficienza ed efficacia e se ci sono margini di miglioramento,

7. Sottolineando la necessità di creare regole di assunzione di responsabilità nella pianificazione del bilancio dell'organizzazione e nel metodo di allocazione delle sue risorse,

8. Sottolineando che la trasparenza nell'ambito dell'Assemblea parlamentare dell'OSCE riguarda anche le questioni relative al reclutamento del personale,

L'Assemblea parlamentare dell'OSCE:

9. Invita la sua Commissione permanente ad adottare una serie di norme relative in materia di verifiche dell'Assemblea parlamentare dell'OSCE, prendendo in considerazione i seguenti elementi:

a. specificare che le verifiche della performance saranno condotte da un partner esterno a cui sarà conferito il relativo mandato che comprenderà, tra l'altro, il bilancio, il lavoro del Segretariato e l'assunzione di personale in posizioni chiave;

b. aggiungere al Regolamento finanziario dell'Assemblea parlamentare dell'OSCE una clausola che stabilisca che la verifica della performance debba essere effettuata ogni anno, in concomitanza con la verifica finanziaria, o con qualsiasi altra cadenza periodica che la Commissione permanente desideri stabilire;

c. stabilire che un rappresentante dei revisori partecipi a una riunione della Commissione permanente una volta all'anno, se richiesto, per riferire sulle risultanze delle verifiche e sulle raccomandazioni formulate;

d. stabilire l'obbligo per i revisori esterni di seguire e monitorare l'attuazione delle raccomandazioni, se così richiesto dalla Commissione permanente;

e. stabilire una serie chiara di azioni disciplinari per la mancata attuazione delle modifiche raccomandate o per altri comportamenti scorretti riscontrati a seguito di una verifica.